مذكرة مرفوعة للسيد الوزير حول تنظيم واستغلال أرشيف الوزارة

مذكرة مرفوعة للسيد الوزير

حول تنظيم واستغلال أرشيف الوزارة

 

الموضوع: تنظيم أرشيف الوزارة

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته، وبعد

يشرفنا أن نحيطكم علماً أننا قمنا، وبمبادرة منا،بالاتصال بالسيد مدير الشؤون القانونية والمعاهدات قصد الاطلاع على الوضعية التي يوجد عليها أرشيف الوزارة، والذي سبق أن فاتحكم بشأنه سابقاً.

ورغبة منا في المساهمة في إخراج هذا الورش إلى حيز الوجود، نظراً للأهمية الإستراتيجية التي يكتسيها بوصفه الذاكرة الحية للوزارة بصفة خاصة وللعلاقات الدبلوماسية المغربية بصفة عامة، فقد عقدنا جلسة عمل مصغرة مع المدير المعني وقمنا بمعيته بمعاينة الربائد في وضعيتها الحالية، وتبين لنا ما يلي:

وضعية الأرشيف: مقسم حالياً على ثلاث مستودعات. الأول وهو الأهم، خاص بالاتفاقيات ووثائق المصادقة، ويعتبر نسبياً الأحسن تنظيماً من غيره. إلا أن الرفوف غير ملائمة لكونها من مادة الخشب مما يجعلها مرتعاً للحشرات والأرضة التي تهدد سلامة الوثائق. الثاني، ويشتمل على الملفات التفصيلية المتعلقة بالعلاقات الثنائية ومتعددة الأطراف، وهو يوجد في حالة غير صحية من حيث التهوية ودرجة الرطوبة وتسرب المياه ونوعية الإضاءة، والرفوف، وغيرها من الشروط التقنية المتعارف عليها في هذا الميدان. الثالث، يضم فهارس المطبوعات وإصدارات الأمم المتحدة والمنظمات الدولية، وجزء يسير ومبعثر من الأرشيف الدبلوماسي الوارد من المديريات والبعثات الدبلوماسية والقنصلية بالخارج، بما فيها جزء متعلق بالعلاقات المغربية الجزائرية وتطور ملف الصحراء من سبعينات القرن الماضي. إلى جانب يسير من الأرشيف الذي يجب إتلافه، والمشكل أساساً من مراسلات عادية وأوراق إرسال وغيرها.

ونلفت انتباه السيد الوزير إلى أن المدير المذكور أعلاه لاحظ غير ما مرة أنه يتم شحن كميات من ملفات الوزارة ليتم التخلص منها دون تمحيص لقيمتها ولا للإجراءات الأمنية للتخلص من مثل هذه الملفات التي قد تحتوي على معلومات حساسة أو بالغة الأهمية بالنسبة للأرشيف. بالإضافة إلى مشكل التحكم في الولوج إلى المستودعات وعدم وجود بوابات مصفحة أو خزانات مشفرة.

المقترحات:

  1. إطلاق طلب عروض لتهيئة مستودعات الأرشيف وفقاً لأصول المهنة من جهة الإضاءة والتحكم في التهوية ودرجة الرطوبة، ونوعية الرفوف، والعزل، والبوابة المصفحة، وخزانة مؤمنة بالشفرة لضمان سلامة المعاهدات والوثائق الحساسة.
  2. إطلاق طلب عروض لتنظيم الأرشيف وفقاً لأصول هذا الفن، وتصويره ضوئياً وترتيبه علمياً واقتناء برامج استغلاله في البحث العلمي، وذلك لإصدار الكتب والدوريات ومختلف المنشورات التي تتم الاستفادة منها في العمل الدبلوماسي وفي البحث الأكاديمي الجامعي. بالإضافة إلى تكوين تقنيين في مجال الأرشيف. ووضع مسطرة ونظام الأرشفة الذين تسير عليهما المديريات فيما بعد لتطعيم الأرشيف بصفة مستمرة. وللتذكير فالأرشيف الذي يهم طلب العروض هذا يشمل الأرشيف الموجود في المديرية المذكورة وباقي المديريات والبعثات الدبلوماسية والقنصلية بالخارج. ويفضل أن تشرف مديرية الشؤون القانونية على طلب العروض ومتابعة كل مراحله.
  3. توقيع اتفاقية مع جامعة محمد الخامس ومراكز البحوث لاستغلال هذه الوثائق من الناحية العلمية الصرفة ومن الناحية الدبلوماسية، وتوجيه الطلبة الباحثين لاستغلال هذا الأرشيف في أطروحاتهم.

وفي انتظار توجيهاتكم في الموضوع، تفضلوا السيد الوزير، بقبول فائق عبارات التقدير والاحترام.

العربي ابن الشيخ / أحمد نورالدين

Leave a Comment

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.